出荷業務を効率化して売上拡大する秘訣とは?大変さを乗り越えるコツ

出荷は物流業務の中でもとても重要で、出荷業務を効率化することは、企業の売上を拡大することに直結します。
その反面、出荷業務はミスが発生しやすく、生産性が低下してしまう可能性もある業務です。
今回は出荷の流れ、出荷ミスの改善方法を確認して、出荷業務を効率化して売上拡大につなげる秘訣について説明します。

出荷までの流れとは?どんな業務がある?

出荷とは、自社の商品を倉庫から注文先へと搬出する業務のことを言いますが、具体的にどういう業務があるのでしょうか?
出荷業務の流れをおさらいしておきましょう。

注文受付

顧客からの注文を受付します。
「どこに」「何を」「どれだけの数」送るかという情報を明確にまとめます。

出荷指示

注文内容がまとまったら、受注データを倉庫管理システムに入力し、管理画面から出荷の登録を行います。

在庫引き当て

倉庫内の商品に対して、出荷予約を行う作業です。
同じ商品が引き当て済みの在庫と重複しないように気をつけながら行います。
在庫が足りない場合は欠品となります。
この作業によって販売可能在庫数を把握する事で欠品リスクをなくすことができます。

ピッキング

出荷指示された商品を倉庫から探し出して取り出す作業です。
商品間違いや数量間違いなど、もっとも人的ミスが起きやすい作業です。
ピッキングにおけるミスを減らしたい方は、是非こちらの記事もご参考ください。
→ 参考記事:ピッキングミスを防ぐことで業務を最適化!

出荷検品

商品の数や種類に間違いがないか?また、商品に傷や破損などがないかしっかりチェックします。
→ 参考記事:出荷管理ではシステム導入がカギに?出荷管理における課題、重要性をご紹介。

梱包

商品の種類によって適した材料で梱包します。
例えば、割れ物はクッション性のある素材で包み、箱の中で動かないようにするなど、配送時に商品が破損することがないよう注意して行います。

発送

梱包した商品を運送業者に引き渡します。
トラックに積み込むところまで終えると、倉庫内での出荷作業が終わります。

出荷業務の中でもよくミスが起きる業務

出荷業務の効率化を図るために、出荷業務の中でミスが起きやすい箇所を正しく把握しておき、意識することが重要です。
一般的にミスが起きやすい業務を説明します。

ピッキングや出荷検品時

商品間違い

ピッキングや検品を行なっている際に、商品を間違えてしまうミスはよく発生します。
同じ商品で色やサイズの展開が多い品番などは尚更、注意が必要です。
バーコード番号や色番、サイズの表記など商品の品番以外の識別コードを読み慣れていない新人スタッフはこのミスを起こしやすいので、あらかじめコードやタグの読み方などをしっかり説明しておくといいでしょう。
また、入荷時にバーコードをつけ間違えてしまうミスが起こった場合、出荷の時にシステム上の品番チェックは合っていると判断されてしまい、結果的に出荷ミスにつながります。

数量の差異

「商品を2点注文したのに1点しか届かなかった」というような数量違いのミスも発生しやすいです。
人の目で管理している以上、こういったミスは発生する可能性は常にあると考えていいでしょう。
人的ミスが起こる可能性を減らすためにも倉庫内のロケーションの整頓・出荷ルールの徹底が必要です。
→ 参考記事:なぜ誤出荷は起こるのか?原因を解消し売上アップを実現!

梱包や発送時

付属品の同梱忘れ

梱包・発送の際に付属品や説明書、広告物などの入れ忘れをしてしまうミスもよく発生します。
同梱物がバーコード管理されずに梱包台に置かれている状態である場合、入れ忘れをしやすいです。

住所などの宛先の相違

「山田様から注文を受けた商品を、鈴木様に間違えて送ってしまった」といったことが起こった場合に考えられるのが、送り状の作成ミスです。
通常は運送会社の送り状発行ソフトを使って出力しますが、配送先氏名や郵便番号・住所、電話番号などの情報を手入力しているとミスが発生する原因となります。
また送り状の貼り間違えミスも気をつけなければいけません。
送り状の貼り間違えミスは誤出荷に繋がり、経営リスクであるクレームにも繋がりかねませんので避けたい事象です。

ミスの起きやすい業務が改善されない時の悪影響

出荷におけるミスは、十分な経営リスクになります。
下記に具体的なリスクを紹介していきます。

企業イメージの低下

物流でミスを起こすということは、企業の信頼をなくす、すなわち企業イメージの低下につながります。
「注文した商品と違うものが届いた」という経験をした会社で、もう一度商品を買おうとは、誰も思いませんよね。
ここは物流がしっかりしてない会社というレッテルを貼られてしまわないように、出荷作業は正確にスピーディーに行わなければいけません。

個人情報の漏洩

発送時の送り状のミスなどは、まさしく個人情報の漏洩に当てはまります。
企業として責任問題にもなりかねないので注意が必要です。

在庫差異による過剰在庫や販売機会の損失

ピッキングで商品の種類や数量を間違えた場合、それは後々の在庫ロスにつながります。
在庫があるのに、なくなったと思って多めに発注をかけてしまう過剰在庫や、あるはずの在庫が倉庫になかったという販売機会の損失は利益が減ることに直結します。
常にリアルタイムで在庫数を正しく把握できる仕組みづくりが重要です。
適性な在庫管理率を知りたい方は、下記記事を参考にしてください。
→ 参考記事:在庫回転率とは?適正在庫を保つための方法をご紹介。

お詫びの連絡をする際の手間

出荷ミスはお客様からのクレームとなって返ってきます。
お詫びの連絡をする際には、顧客の気持ちに寄り添って対応するスキルが必要となり、カスタマーサービスに長けた人材を配置する必要があります。
クレームを起こすと、評判面の経営リスクになるだけでなく、人件費面も圧迫する事となってしまいます。
また、お詫びの品などを同梱したりと手間とお金がかかるので、ミスが起きないようにすることが重要です。

出荷業務を改善するメリット

同じ作業人員で出荷対応が可能な量を増やすことができる

出荷業務を改善することで、1人あたりで一度に対応できる量を増やすことができます。
繁忙期などに出荷数が上がり、出荷量が増加しても、作業人員を増やすことなく対応できる物流現場であれば、出荷量が増加した分、それは全て利益につながります。

出荷作業人員を削減することで販売促進業務にあてることができる

出荷作業にあたっていた人員を減らすことが出来れば、その分の人員を販売促進や営業など売り上げに直結する業務にあてることが出来ます。
そもそもの商品販売数を増やしやすくなるので、会社の売上拡大につながります。

出荷業務を改善するための2つのコツ

庫内の整理整頓

出荷業務を改善するためには、倉庫内の整理整頓が不可欠です。煩雑な現場であればあるほど、ミスが発生しやすいため注意しましょう。

作業スペースをしっかりと確保する

ピッキングした商品を持ってくる作業スペースが、物で溢れていたり、商品棚の中の商品と混ざりやすい環境だったら、当然ミスは発生しやすいですよね。
検品・梱包がしやすい作業スペースをしっかり確保することが大切です。

ロケーション管理を実施する

商品棚のラベリングの仕方を工夫したり、似た商品の型違いは違う色のシールを貼ったりと、視覚的に商品が紛らわしくないようにロケーション管理を実施することが必要です。
誰が見ても分かりやすいように倉庫内を整理整頓し、使用ルールも徹底する必要があります。

ツールの導入

バーコードやスキャナーの導入

人の目で在庫数を数えて、伝票や移動指示書の手入力を行なっている場合、人的ミスが発生する可能性は非常に高いです。
この場合、バーコードやスキャナーなどのツールを導入することで劇的に効率が上がり、ミスを防ぐことにもつながります。

商品にバーコードやQRコードを貼り付ける

商品にバーコードやQRコードを貼り付けて、スキャナーやハンディ、在庫管理アプリなどで読みとりながら、出荷業務を行うことで、リアルタイムで在庫の増減をシステムに反映することができます。
その結果、全員が正しい在庫数を把握することができ、在庫ロスを減らすこともできます。
→「在庫管理 エクセル バーコード」記事への内部リンクを設置
在庫管理システムの導入
リアルタイムの在庫情報を倉庫・営業店・本部など、全部署で正しく把握するためにも在庫管理システムの導入は非常に効果的です。
自社の物流に適した在庫管理システムを選ぶことで、作業者のストレスが減り、物流現場でのミスや事故を防ぐことができるようになるのです。
→ 参考記事:バーコードを活用した在庫管理をエクセルで行うには?

出荷業務を実際に在庫管理システム(ロジクラ)で改善した事例

出荷管理の業務内容は多く、体力と気力をかなり必要とします。
事業が拡大し、商品の出荷数が増えれば増えるほど、現場は疲弊しミスが発生しやすくなります。
1人あたりでこなせる出荷数の上限を上げるためにも、使いやすい在庫管理システムを導入して、作業の効率化をはかることをおすすめします。
実際に在庫管理システムを導入したことで出荷件数が4倍になった事例もあります。
ロジクラはお手持ちのIPhoneのアプリを使って、ペーパーレスで在庫管理業務を行うことができ、出荷業務の大幅な効率化にも役立つ在庫管理システムです。
アプリに無駄な機能がなく、誰でもすぐに使えるので、まだ作業に慣れてない新人スタッフや日本語の読み書きに不安がある外国人スタッフでも、直感的に迷うことなく作業が行えます。
作業をシンプルに簡単にすることがミスをなくすことにつながります。
自社にあった在庫管理システムの導入の検討をおすすめします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
出荷管理業務を効率化するために、まず在庫や倉庫の管理を最適化する必要がある事をおわかりいただけましたでしょうか。
出荷業務はやることが多く、煩雑になりやすい大変な業務です。
出荷ミスを起こしにくい仕組みづくりをすることで、現場のストレスを減らし、ミスのない、お客様から信頼される会社作りをはじめましょう!
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