なぜ誤出荷は起こるのか?原因を解消し売上アップを実現!

誤出荷の原因を理解し、対策したい!という方は多いのではないでしょうか。
物流の悩みのひとつである「誤出荷」。そもそも誤出荷とは何なのか、なぜ起こるのか。

この記事では誤出荷の起こる原因から、すぐに出来る対策・おすすめの在庫管理システムまでご紹介します。
誤出荷の原因を解消し、在庫管理を徹底して売上アップに繋げていきましょう!

誤出荷とは

誤出荷とは、出荷する商品自体の間違いや数量間違い、住所など宛先間違いなどによって発生する誤った出荷のことです。
誤って出荷してしまうということは、届いた方には注文と違う商品もしくは違う数量で届いているということ。誤出荷が起こることによって企業イメージの低下や今後の販売機会の損失など、多方面に悪い影響があることは想像できるかと思います。

工数を圧迫するだけでなく、経営リスクにも繋がりかねない事象です。

誤出荷による悪影響とは?

では具体的に誤出荷が起こることによってどんな影響があるのでしょうか。

企業イメージの低下

誤出荷が発生することにより、顧客に間違った商品が届いてしまうと、企業への信頼性は低下し、企業イメージが悪くなることとなります。
注文した商品と異なるものが届くのですから、その企業に対して違和感を覚えるのは当たり前のことかもしれません。
さらに連絡や返送の手間など顧客が被害を被ることにより、大きなトラブルとなるリスクもあります。

個人情報の漏洩

誤出荷で多いのが住所など宛先を他のものと取り違えてしまう「テレコ出荷」です。本来届くはずのない方に住所や名前、さらに購入内容などの個人情報が漏れてしまうこととなります。第三者には知り得なかったはずの情報が漏洩してしまうのです。その第三者に悪意があれば、情報を利用して犯罪行為を行うことも可能となってしまいます。

在庫差異による過剰在庫や販売機会の損失

本来配送するはずのなかった商品を発送してしまうことにより、倉庫では在庫の差異が発生します。在庫があるとして注文を受けたものの実際の倉庫には商品がない状態となった場合、売れるはずの商品の在庫がないため売れないという販売機会の損失に繋がります。

また、在庫不足として再発注したものの、在庫はまだ残っていたという過剰在庫となることもあります。
在庫差異が発生した場合、その原因を探るために大規模な棚卸が必要となったり、捜索や盗難の可能性も視野に入れて探ることとなるため、大きな労力がかかります。

お詫びの連絡をする際の手間

誤出荷によって違う商品が届いたり、個人情報の漏洩などが発生した場合、そのお詫び対応にはたくさんの人が関わり、もちろん時間もかかることとなります。一度失った信頼は簡単に取り戻せるものではないため、真摯な対応が必要となります。そこにはコストが発生しているということを改めて理解しておいたほうがよいでしょう。

誤出荷が起きる原因とは

そもそもなぜ誤出荷が起きるのでしょうか。原因は大きく3つに分けられます。
詳しく見ていきましょう。

商品間違い

誤出荷の代表例とも言えるのが商品間違い。いわゆる「誤品」です。ピッキングする商品を間違えてしまいそのまま出荷してしまうケースです。

そもそもの商品を間違えてしまう場合や、同じ商品でもカラー違いやサイズ・形を間違えてしまう場合もあります。
顧客からの連絡で発覚するのがほとんどなため、企業イメージが下がるのは言うまでもありません。

商品をシステム管理している場合は起こりづらいパターンですが、目視でのピッキングなどヒューマンエラーでは起こりやすいといえるでしょう。ピッキング担当が新人であればサイズ・カラーの確認まで気が回らないこともありますし、熟練スタッフであっても確認が流れ作業になってしまい誤品となることもあります。

倉庫内を整理整頓し、確認しやすい環境を整えることも重要です。

数量の差異

注文数を間違えてしまうことを「誤数」といいます。出荷数は2個なのにも関わらず、1個しか出荷しなかったときなどに誤出荷となります。

これは新人スタッフがピッキングした際にも起こりますが、ベテランスタッフでもよく起こり得ます。
慣れているスタッフだからこそ、「この場合は2個だ」などの思い込みが発生し、注文内容をよく確認せずに処理してしまう場合があるからです。必要な数だけ取ったと思っていても、実際に取っているのは違う数。差異に気づかず出荷してしまうと誤出荷となってしまいます。

住所などの宛先の相違

出荷した荷物の配送先を間違えてしまう、いわゆる「誤発送」です。荷物の宛先伝票を入れ替えてしまう「テレコ出荷」が最も多く、第三者に個人情報が流出してしまうという、企業としての信頼を低下させてしまいやすいケースです。

これは手作業で宛先データを加工している場合に起こりやすく、入庫の際の管理タグの付け間違えやピッキングスタッフの発送先間違い、伝票の取り違えなどで発生します。

テレコ出荷してしまった場合、商品が届いた第三者と注文者双方から苦情が入ることとなり、その対応や正しい商品の再送など、コストが発生します。

このような影響を考えると、伝票の取り違えが起こらないよう、倉庫内の整理整頓やシステムでの在庫管理が重要であるといえるでしょう。

誤出荷を防止するための対策方法とは?

ここまで原因と誤出荷が起きたことに影響について説明してきました。では、具体的にどうやって対策していけばよいのでしょうか。対策には大きく3つのポイントがあります。

ダブルチェック体制を取り入れる

発送前に、ダブルチェックすることで商品数や商品内容が合っているか確認する、ダブルチェック体制を取り入れることもひとつの対策です。ピッキング段階でのミスが発生してしまっても、発送前に気づくことができれば誤出荷を防ぐことができるでしょう。

庫内の整理整頓

倉庫内をきっちり整理整頓することも誤出荷の対策として効果的です。

作業スペースをしっかりと確保する

まず、作業スペースをしっかりと確保することです。倉庫内で在庫が積み上がっているなど十分なスペースを確保することのできない中で作業すると、ピッキングでの商品の取り違えや検品・梱包時に伝票の貼り間違えが起きるなどの発生リスクが高まります。十分なスペースを確保することができれば業務効率も向上するため、ミスも減って一石二鳥です。

ロケーション管理を実施する

倉庫内の保管場所の住所、それが「ロケーション」です。ロケーション管理とは、棚やラック一つずつにロケーションを振り分け、管理することです。商品がどこにあるか分からず探し回る時間がなくなり、効率的にピッキングを行うことができます。
また、この棚にこの商品、ときちんと管理されていればピッキングミスも防止できます。

在庫管理システムを導入する

誤出荷を防ぐ有効な対策として、在庫管理システムの導入があります。人の手で行っているとどうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。それをシステム化することで、誤出荷を大幅に減らすことができます。

商品をバーコードで管理することができると、発送時にはスキャナーでバーコードを読み取るだけでピッキング内容と合っているかどうかの確認ができます。間違っているとエラーとなるため、誤出荷となる前に気がつくことができるのです。

また、このバーコード管理やスキャナーは棚卸の際にも役立ちます。人の手で棚卸を行う場合は目視での確認となるためどうしても間違いが発生しやすいですが、スキャナーがあればバーコードを読み取るだけで自動で在庫を記録することができます。

誤出荷の対策方法について詳しくお知りになりたい方は、下記記事を参考にしてください。

導入するべき在庫管理システムとは?

では具体的にどんな在庫管理システムを導入すべきなのでしょうか。

操作性がシンプルな導入コストの低いシステム

まずは倉庫作業に不慣れなスタッフでも操作できることが重要です。スマートフォンひとつで操作できたり、操作性がシンプルであるとミスが起きにくくなります。誤出荷を起こさないためにも、誰でも使いやすいシステムであることが大事です。
また、事業者としては導入コストが低いほうが導入しやすいですね。無料でかつ特別な機械が必要のない、スマートフォン対応の在庫管理システムがおすすめです。

複数拠点の在庫を一元管理できるシステム

事業者によっては複数の倉庫から出荷していることもあります。その場合、在庫管理は複雑化しがちです。複数拠点の在庫を手作業でかつ複数人で管理していては、誤出荷はもちろんその他のミスも起きやすくなります。一元管理できる在庫管理システムなら、複数拠点の在庫を複数人で管理していても、システム上で在庫が自動的に反映してくれるのでミスが起きにくくなります。

実際に在庫管理システムを導入した事例

スマホを使って誤出荷「0」に

誤出荷に悩んでいる方の多くが、ピッキング時のミスで頭を抱えています。商品知識が多くないスタッフによる出荷作業時のピッキングミスなどです。同じように誤出荷で悩んでいた事例にて、複数の在庫管理システムをトライアルで利用した中で「ロジクラ」の導入を決めた理由は、UIがシンプルで使いやすいこと、さらに入出荷時のバーコードを読み込みをiPhoneアプリでできることだったとのこと。ハンディ等の端末を別で利用する必要がないため、初期費用もかからず導入コストが低いことが大きな魅力だったようです。

店舗・EC・卸のオムニチャネル出荷でも誤出荷「0」へ!爬虫類飼育用品の販売もロジクラ活用で作業品質の向上を実現!|導入事例|在庫管理・倉庫管理ソフト「ロジクラ」 (logikura.jp)

ネクストエンジンとの連携で誤出荷をゼロに

ロジクラは受注管理システム「ネクストエンジン」と連携しています。こちらの導入事例の企業では、ネクストエンジンとロジクラがAPI連携しているため、ネクストエンジンの受注管理ページを更新すると、ロジクラで管理している倉庫の出荷状況がわかるのが便利とのこと。どこまで出荷が終わったか、出荷が終わった数を把握できるので人的コストも半減したとのことです。さらに、誤出荷となる商品間違いの際には検品時に「ブー」と音がなる機能も。誤出荷の削減にロジクラが貢献しています。

委託倉庫から自社での出荷体制へ。ネクストエンジン×ロジクラ連携で誤出荷「ゼロ」に!|導入事例|在庫管理・倉庫管理ソフト「ロジクラ」 (logikura.jp)

ロジクラで誤出荷をゼロに…!

誤出荷は、企業の信頼度が下がってしまう、大変リスクの高いものです。誤出荷ゼロを目指すために、導入コストの低いロジクラを利用するなど、早急に対策を整えていきましょう。

ロジクラは無料で使える在庫管理ツールです。iPhoneでの入出荷作業もできるため、不慣れな方でも操作は簡単。受注管理システムのネクストエンジンとも連携しているので、すでにネクストエンジンを利用しているEC事業者の方は導入しやすいのではないでしょうか。

在庫管理システムを上手く利用して、誤出荷ゼロを目指していきましょう!