出荷管理ではシステム導入がカギに?出荷管理における課題、重要性をご紹介。

出荷管理は売り上げに直結する作業です。効率化を考えているのならシステムの導入の検討も選択肢に入れてみると良いかもしれません。。本記事では、出荷管理の具体的な作業内容や管理を重視する理由、よくある課題点とその解決方法をご紹介します。

出荷管理とは

出荷管理において、出荷とはお客様からの注文を受けてから商品出荷するまでの業務全般を適切に管理することを指します。

出荷作業には何がある?

出荷の流れはシンプルですが工程は複数あり、それぞれで注意すべき点が違います。

出荷計画

受注したら出荷する前に出荷計画を立てます。出荷に関わる書類を作成し、出荷業務に関わる人がスムーズに仕事を進められるよう手筈を整える工程です。欠品リスクを減らすためにも、受注時の出荷予約のデータ入力なども同時に行います。

作成する書類は以下のようなものです。

  • 出荷指示書(商品の種類、個数、納期などを記載)
  • 納品書(+控え)
  • 受領書
  • 領収書

出荷担当者は出荷指示書に従って作業します。細かい確認も行い、スムーズに進められるよう必要事項を記載します。

細かい確認が必要になる例

  • 前の注文が未発送の状態で同じお客様から次の注文が来た場合、別配送なのか、同一配送なのか……お客様確認し、指示書に記載

出荷検査

出荷のための準備をします。手順は次の通りです。

  1. ピッキング……倉庫から指示書通りに荷物を取り出します。
  2. 検品……入荷時にも行っていますが、出荷の前に再度検品します。
  3. 梱包……商品を破損することなく届けられるように梱包します。

梱包について、顧客からの希望があれば出荷指示書に記入しておきます。商品価値を損わずに顧客の元に届けるのが重要です。商品ごとに梱包の資材を変えたり、どのような荷姿で発送するのか考えて準備をします。

発送

受領書や納品書と照らし合わせ最終確認をし、配送業者に荷物を引き渡します。

納品後には売上伝票を作成します。記載内容は以下の通りです。

  • 商品名
  • 売上日
  • 個数
  • 金額
  • 納品先
  • 出荷番号

売り上げが確定したら、売上伝票を元に帳簿に取引を記帳します。

出荷管理はなぜ大事なのか?その理由2選

多くの企業で出荷管理を重視している理由を紹介します。

在庫管理ミスは生産性の低下につながる

在庫管理ができていないと欠品してしまう可能性があり、売り上げのチャンスを逃すことになります。また、注文の取り消しなども正しく管理されなければ、過剰在庫に繋がりコストアップの原因です。これらのミスをカバーするための人員も必要になり、生産性は下がってしまいます。

トラブル発生時、顧客からの信用を失う可能性も!

トラブル発生時に気をつけたいのが顧客からの信用を失うことです。

頻繁に欠品や納品ミスのトラブルがあると、レビューの評価が落ちたり、取引の継続が難しくなったりという悪い影響があります。また、トラブルがあった際の対処が遅いなどの更なるトラブルがあると、お客様との信頼関係が崩れてしまいます。

出荷管理によくある問題点

うまく出荷管理できないという相談で、よくある具体的な問題点を紹介します。

注文のキャンセル・追加に対応できない

出荷業務は前述の通り複数の部署が連携して行っています。そのため社内での情報の共有ができていないと注文のキャンセルや追加といったイレギュラーに対応できません。

納期が遅れたり納品ミスが起こり、売り上げのチャンスを逃してしまいます。

倉庫や現場の混雑による効率低下

倉庫内の状態や現場の状況が効率低下させているケースもあります。

  • 倉庫内が整頓されていない
  • 格納場所についてのルール(ロケーションルール)が曖昧
  • 倉庫内の管理をベテランスタッフだけに頼っている
  • 出荷指示書の内容が的確でない(口頭での伝達のみで書類に残っていない)

倉庫内を整理整頓しておらず、その都度空いている場所に格納している場合、格納した人以外はその商品を見つけることができません。もし1人が倉庫の整理を行っている場合、担当者がいなければどこに何がどれくらいあるのかもわからない状態です。

このように現場が混雑し、ルールがあいまいな状態では効率が低下してしまいます。

受注から出荷までの時間を要してしまう

企業にとって在庫は現金ではない資産です。受注したらなるべく早く出荷して現金化したいと考えています。

受注から出荷までに時間がかかってしまう原因は、受注管理が適切にできていない可能性があります。受注管理とは以下のような流れです。

  1. 注文を受け、データ入力
  2. 在庫を確認し、納期を顧客に伝える
  3. 受注伝票を作成し、データ入力
  4. 前述の出荷業務へ

倉庫との連携に時間がかかり、在庫確認がなかなかできない例が多いです。また、データ入力ではなく紙面にてやりとりする場合も時間がかかります。

出荷管理の効率化はロジスティクスの基本!

顧客満足度の高いロジスティクスを実現するためには出荷管理を効率化させることが重要です。

出荷管理のシステム化を通して作業効率を図る

受注管理を含めて出荷管理が適切にできていない、効率的ではないと感じているのなら、システム化して社内の誰もが分かりやすい方法にすることを検討してください。

システム化すると状況の共有が簡単になり、データ入力の際のミスを減らすことができます。

ロジクラの出荷管理システム

出荷業務の効率化をはかることができるロジクラの出荷管理システムを使って、出荷業務を大幅に効率化、誤出荷をゼロにした企業様も多くいらっしゃいます。

委託倉庫から自社での出荷体制へ。ネクストエンジン×ロジクラ連携で誤出荷「ゼロ」に!|導入事例|在庫管理・倉庫管理ソフト「ロジクラ」 (logikura.jp)

オムニチャネルの在庫管理をロジクラで標準化!ネクストエンジン連携で出荷業務は従来の1/4に時間短縮!|導入事例|在庫管理・倉庫管理ソフト「ロジクラ」 (logikura.jp)

ロジクラできること

ロジクラはスマホを使って入荷・在庫・出荷管理を行うことができるシステムです。受注・出荷予定の登録から、スマホを使ったピッキング・検品と追跡番号管理どんなメリットがあるのか、具体的に紹介します。

受注・出荷予定を簡単に登録できる

顧客からの注文を受け、システムに沿って出荷予定を登録します。作業は簡単ですし、すぐにデータに反映されるので、今後の在庫状況を社内で共有しやすいのが特徴です。

スマホで出荷指示ができる

出荷指示は納品書や送り状などの紙媒体を使っていることが多いですが、スマホを使って指示を出すことができます。担当者がどこにいても指示を出せますし、倉庫担当者も倉庫内で別作業中だったとしても、すぐに指示を受けることが可能です。

納品書の作成ができる

出荷予定の登録をもとに納品書の作成ができます。さまざまな条件も反映することができます。

納品書に反映させる条件の例

  • ギフト包装
  • ポイント対応
  • 金額非表示

また、納品書に付いているQRコードを読み取れば商品の情報を表示させることも可能です。

宅配送り状の作成ができる

ヤマト運輸と佐川急便の送り状の作成に対応しています。出荷予定に登録したデータを元に作成するので、ミスがなく、時間も短縮可能です。

「テレコ」と呼ばれる、配送先の取り違えも防止できます。

アプリでバーコード検品・追跡番号の登録ができる

アプリにバーコードスキャン機能があるので、納品書や送り状の内容と商品の検品登録が簡単にできます。

また、検品後に送り状に書かれている追跡番号をスキャンするだけで、紐付けて記録することが可能です。その他ロジクラの特徴はこちらをご覧ください。
入荷・在庫・出荷管理が可能なロジクラの機能紹介

まとめ

出荷管理とはお客様に荷物を届けるための作業で、売り上げに直結します。流れはシンプルですが、できるだけ早く出荷し在庫を現金化するために、効率的に作業を進めたいものです。

 

出荷管理における問題として、受注者と倉庫管理者の連携がうまく行かず出荷に時間がかかる、注文内容の変更に対応できないという点が挙げられます。これらの課題は出荷管理システムを使うことでスムーズな連携が可能になり、解決することができます。

 

ロジクラの出荷管理システムは、簡単に扱えてデータの反映も即時に行われます。出荷指示のやり取りはスマホで行え、納品書や宅配送り状もシステムから簡単に作成可能です。今までいろいろな工夫をしても効率化できなかったという企業様は是非システムの導入を検討してみてください。