在庫管理とは？基礎業務とメリット、課題の解決法を物流のプロが解説

在庫管理でミスやトラブルの対処が大変だと感じる場合、適切な在庫管理ができていない可能性があります。

本記事では、正しい在庫管理とはどういうことなのか、目的や主な流れをもとに詳しく紹介します。今ある課題をクリアにすれば、在庫管理にかかるコストを削減や売り上げアップも実現するでしょう。

在庫管理とは｜基礎知識

まず在庫管理における基礎的な考え方を確認しておきましょう。そもそも在庫とは何を指すのか、そして在庫管理の意味とその目的を解説します。

在庫の意味

在庫とは、次のようなものを指します。

企業にとって、在庫は資産の一部です。

在庫管理の意味・目的

在庫管理とは、適正在庫を保持するための諸活動です。その目的は、必要なときに、必要なモノを、必要な量を、必要な場所に届けること。資産を適切に管理することと同義のため、売り上げに直結します。  

在庫管理業務における流れ

一口に「在庫管理」といってもさまざまな業務があります。具体的な業務フローを順に紹介します。

発注｜在庫管理表や在庫置き場の準備

事前に商品ごとに在庫とする量を決めておき、不足分を発注します。在庫量は需要予測をしながら時期ごとに変動させる場合もあります。発注から入荷までの間に置き場を整理してスペースを確保することや現品と照合用の在庫管理表を準備することも重要です。

入荷｜良品在庫と不良品在庫の振り分け

商品が入荷をしたら、個数や状態を確認します。商品の不具合については、輸送時に傷がつく可能性もあるため、業者が出荷時検品していても再度行います。

入荷の際の検品で不良品や個数不備があれば、相手側や配送業者によるものと証明可能です。入荷後時間が経ってしまうと経年劣化などが関わるため、責任を問うことが難しくなります。 検品時に不備のあった不良品は、良品と分けてデータに反映させ、正しい在庫数が確認できるようにしておきます。

棚に格納｜ロケーション管理

事前に格納場所を決めておきます。ルールを決めずに格納すると、出荷の際に商品を探す時間がかかったり、他の商品を格納するスペースがなくなったりしてしまいます。棚にはそれぞれ棚番号、列番号、段番号などを割り当てておくと後の作業が行いやすいでしょう。

格納場所は適当に決めるのではなく、ルールに基づいて決定します。ロケーション管理については以下の記事で詳しく解説しています。   「在庫管理の精度を上げるコツ「ロケーション管理」とは？2種類の管理の方法を徹底比較！」    

入庫在庫入力｜入庫データの反映

格納できたら在庫データとして入力します。データと現品の合致を確認して入庫作業の完了です。

受注｜在庫の確認

在庫商品の注文を受けます。納期がわかり次第、顧客に連絡し伝票等の作成も行います。このとき、在庫データが間違っていると欠品となり、クレームに繋がるリスクもあるため、データの正確さは重要な要素のひとつといえます。  

出庫在庫入力｜出庫データの反映

出庫に伴い、在庫データをマイナスに調整します。「在庫の引き当て」とも呼ばれます。処理を後回しにして忘れてしまったり、数量の入力を誤ったりしないよう注意してください。在庫管理表にも反映させます。

ピッキング・出荷｜出荷伝票の作成

ピッキングとは保管場所から必要な商品を必要な数だけ取り出す作業です。現場スタッフがいる場合には納品先と対応する商品がわかりやすいよう、出荷伝票を作成するとスムーズです。入庫時にロケーションルールに基づいて格納と在庫の入力がしてあれば、ピッキングは楽に行えます。   

棚卸し｜在庫差異の確認

出荷準備を終えたら、できれば発送する前に棚卸しをすると安心です。在庫管理さえ適切に運用できていれば、在庫データと棚に残った商品の実数を照合するだけ。出荷漏れや数量間違いを防げます。

在庫の整理｜ABC分析

業務の手が空いたときに在庫の整理をするにも、在庫管理が有効です。入出荷が多く、回転率が高い商品を在庫データに基づき分析します。出荷準備スペースに近い場所に保管すれば、ピッキング効率の向上が見込めるでしょう。「ABC分析」と呼ばれます。

在庫管理の方式2種類

在庫管理を仕入れの観点で考えたときに、JIS（日本工業規格）は以下の2種類の方式があると定義しています。  

定量発注方式・発注点方式

発注点をあらかじめ定め、在庫量が下回ったタイミングで発注します。発注量もあらかじめ定めておくため、属人化しにくいやり方です。ただし需要変動が大きな品物には向きません。  

定期発注方式

発注時期を定め、そのときの在庫量や需要に応じて発注するやり方です。月に1回、週に1回などとルールを決め、計算に基づいて発注量を決めます。都度、品目ごとに計算する必要があり、精度の高い需要予測が求められます。  

在庫管理を行う2つの手段

適正在庫を保持するため、在庫量を把握する観点での在庫管理には大きく分けて2つの手段があります。Excel管理と在庫管理ソフトでの管理です。これらを使う際のメリットとデメリットを紹介します。

Excel（エクセル）を使う

社内のさまざまな業務で活用しているExcelを使って在庫管理を行う際の、メリットやデメリットは以下の通りです。

Excelは多くの会社が導入済みなので、新規導入コストが掛からず、操作に慣れている人も多く、すぐに導入しやすいでしょう。在庫管理表のテンプレートは「在庫管理表のテンプレート・作り方をご紹介。エクセル在庫管理のメリットとは？」の記事で紹介しています。ゼロから作る必要がなく、テンプレートを元に作業現場が使いやすい工夫もできます。

一方、Excelは基本的に端末にデータを保存します。そのため、データの入力までにタイムラグが発生します。入力ミスなどの人為的なミスをゼロにできない点もデメリットです。またExcelで入力した履歴は自動で残らないため、最新の情報なのか、いつ入力したデータなのかが確認できません。 在庫管理エクセルバーコードを使うと解決できるデメリットもあります。

在庫管理システムを使う

在庫管理のために開発されたシステムを使う方法もあります。

在庫管理システムは在庫管理に関する一連のデータを一元管理するシステムです。バーコードの読み取りで入力ができるため、手入力によるミスがなく、短時間で入力ができます。そのため、人件費削減にもつながります。   読み込んだデータはすぐに反映されるのでタイムラグが解消され、複数倉庫で在庫管理している場合でも情報がリアルタイムで確認できるのがメリットです。「在庫管理とは〜WMS（在庫管理システム）を導入するメリット〜」の記事でも導入のメリットについて紹介しています。

新しいシステムの導入にはコストがかかりますが、長期的目線で見れば人件費の削減が可能なので大きなデメリットとはいい切れません。 導入時には、商品や棚にバーコードなどを貼り付け、読み取る作業が必要になります。一時的に作業量が増えますが、この場で整理をしておけば今後のデータ管理を効率化することができます。

さらに、システムを使用する社員には使い方の研修が必要になります。多くのソフトは誰でも扱えるような簡単なものですが、慣れるまで時間が必要な場合もあります。 「WMSとは？物流のミス0、人件費削減が叶うすごい倉庫管理システム」の記事でも詳しく解説しています。

在庫管理が重要な理由｜メリット9つ

在庫を持つ事業者にとって在庫管理は必須です。なぜ在庫管理が重要なのか、理由を9つ紹介します。

1. 売上増加
2. 製品の品質の安定
3. コスト削減
4. 保管スペースの削減
5. 欠品の減少
6. ミスの削減
7. 需要予測が可能
8. 顧客満足度アップ
9. お金の流れの見える化

1.売上増加

売上アップのためには、顧客が欲しいと思った時に必要な量を提供できることが大切になります。在庫がなく、売れない状態では売上のアップは困難です。

2.製品の品質の安定

在庫管理と同時に検品をすると製品の品質が安定します。経年劣化しやすい商品は、適切な在庫管理をして入荷から出荷までの期間を短くすることで、劣化する前に出荷が可能です。

3.コスト削減

余分な在庫が減ると、管理費を削減できます。在庫に関わるコストは大きく分けると次の3つです。

1. 人件費……倉庫管理、在庫の入れ替え作業、商品を探す、棚卸
2. 商品に関わる費用……購入から販売までの間に購入費用を借入していた場合の金利、処分費、品質管理費
3. 保管場所に関わる費用……場所代、光熱費

在庫を多く抱えていると、その在庫を管理する倉庫が必要になり、人件費や光熱費がかかります。長く在庫していた商品が劣化破損すると廃棄処分も必要です。製品のコストアップにつながるため、在庫管理で余計なコストがかからないように調整が必要となります。

4.保管スペース削減

過剰在庫のために、倉庫が混雑したり整理されていなかったりする場合もあります。適正在庫に抑えてスペースを削減できれば、商品の出し入れが楽になり、作業の効率化が図れます。  

5.欠品の減少

在庫管理ができていないと、知らぬ間に欠品が起きてしまうリスクがあり、クレームにもつながりかねません。これは企業信用にも関わる重要な部分です。欠品を起こさぬよう、在庫を多めに抱えている企業もありますが、在庫が多すぎるとコストがかさんでしまうなど、根本的な解決方法ではありません。正しい在庫管理で欠品を防げるようにしましょう。

6.ミスの削減

人が管理している以上、作業でミスがあるのは仕方ありません。しかし、ミスを減らし、早期対処できるようなルールは用意しておく必要があります。 在庫管理のルールを徹底すれば、ミスが減り対処もしやすくなることもメリットです。

7.需要予測が可能

在庫管理によって商品の出入りの履歴を確認しやすくなり、需要予測が立てられるようになります。

季節ごとに波があるものや一定周期で納品しているなど特徴が分かれば、それらに合わせて在庫量を調整することが可能です。

8.顧客満足度アップ

適切な在庫管理を行うと「顧客が欲しい時に」「安定した品質の商品を」「低コストで」提供が可能となり、顧客満足度が上がります。収益アップも見込めるでしょう。  

9.お金の流れの見える化

在庫の出入りはお金の出入りに直結します。在庫を適切に管理して、キャッシュフローを正確に把握することは経営資源の適切な管理という意味でも重要性は高くなります。

在庫管理でよくある課題

在庫管理における課題のなかで、実際によくあるお悩みをご紹介いたします。

ルールが曖昧

在庫に関するルールが曖昧なまま、在庫管理をしている場合があります。  

在庫量を決めず、出荷量に関わらず定期的に発注をかけている場合があります。問題なく進むこともありますが、イレギュラーに弱く、大事なタイミングで欠品してしまったり、在庫が多すぎたりすることもあります。また、データ入力がリアルタイムではなく、反映までに時間がかかってしまうことも欠品の原因となります。

在庫ずれ(データと在庫の数が合わない)

在庫管理をしているはずなのにデータ上と実際の在庫数が合わないことがあります。原因は入力漏れや二重入力などの人為的なミスです。 ダブルチェックすることでトラブルを防ぐことができますが、無駄な人件費がかかってしまうのも事実です。

紙での管理が煩雑

紙で在庫管理を行っている場合、原本の紛失や記入ミスというトラブルのほか、確認したいデータがどこに記載されているのか探すのが大変だという声も聞きます。 また、データが記載されている紙を保管している場所まで取りに行き、探すという時間のロスもあり効率的ではありません。  

在庫管理を正しく実施する方法

適切な在庫管理をするために注意すべき点を具体的に紹介します。

入荷数を正しくデータに反映する

入荷時の情報が間違っていては正しい在庫管理はできなくなってしまいます。正しい入荷数をデータに反映させるためのポイントは以下の3つです。

• 検品で不備があったものをデータに反映させる
• 数の読み間違いなどの人為的なミスに注意
• イレギュラーの対応がある場合は、ダブルチェックなどで間違いを防止

検品時に不備があり入庫できなかったものがあれば、確実にデータに反映させます。この作業を忘れると欠品につながるので注意が必要です。 数の読み間違いや、似通った商品との混同など、人為的なミスもあります。また、不良品の代替として急遽入荷したなど、イレギュラーな対応では人為的なミスが起こりやすくなるため特に注意が必要です。ミスを減らすためにどれだけルールを作れるかが重要になります。

棚卸をこまめに行う

もしデータと実際の在庫数にズレがあっても、棚卸で修正をすることが可能です。各商品の出荷があった日に都度、週に1回、月に1回など頻度を決めてデータと実数の照合を行いましょう。 棚卸作業は大変ですが、間違ったデータのまま業務を進めることの方が、大きな問題となります。

出荷数を正しくデータに反映する

入荷と同様に正しい出荷数をデータに反映することも大切です。出荷量は利益に直接関わるので、正しく管理します。 また、なるべく早くデータを反映させることも大切です。出荷をしたにもかかわらず、データに反映させていないと、データ上の在庫量が実際よりも多くなる在庫ずれが起きてしまいます。これによって、在庫以上に受注してしまうなどの欠品トラブルにつながる可能性もあります。

ルールを作る

正しい在庫管理のためには、わかりやすく明確なルール作りをしておくことも重要です。ルールが決まっていれば従業員同士の連携もしやすくなり、ミスも減ります。 在庫管理のためのルール

• 倉庫内を整理整頓する
• イレギュラー時の対応方法
• ロケーション管理を徹底する

倉庫内の整理整頓やイレギュラー対応のルール化も重要ですが、特にロケーション管理は注意して行うべきです。 ロケーション管理とは、商品の格納場所を一定の条件を元に決めることです。格納場所は次のような条件を元に決めます。

• 出し入れの頻度
• 仕入れ企業ごと
• 製品の特性・品質管理上の注意点

頻繁に出し入れする商品は扱いやすい場所に格納するなど、使いやすさを重視したロケーションルールを作ることが大切です。ルールが守られれば、誰でも倉庫のどこに何があるのかを把握することができます。 ロケーションに関する記事はこちら

システムやツールの導入

ここまで上げてきた適切な在庫管理を実施するために、システムやツールの導入も効果的です。以下のようなツールがあります。  

• ハンディーターミナル、バーコード
• RFID
• 在庫管理システム・アプリ（WMS）

  「ハンディーターミナル・バーコード」や「RFID」は読み取り機器とその元データです。在庫データを一元管理する「在庫管理システム・アプリ」と併用すれば在庫管理の正確性や反映の早さは格段に向上します。またこういったツールを使用することで、より手順が明確になり、属人化を防ぎます。  

在庫管理システム・アプリを気軽に導入するなら「ロジクラ」

在庫管理システムの「ロジクラ」はハンディーターミナルと在庫管理システムの機能両方を兼ね備えた手軽に使えるアプリです。ハンディーターミナルの代わりにIPhoneを代用できるため、お手持ちであれば初期コストがかかりません。各種ECカートやECモールとの連携も可能なため、受注データとの連携もスムーズになり作業時間を大幅にカットできます。  

「ロジクラ」の導入で実現する在庫管理

• 専任の担当者でなくても在庫がどこに、どれだけあるのかが分かる
• 作業する人によって効率が大きく変わらなくなる
• バーコードを使ったデジタル入力で、ミスが少なく短時間で作業可能
• リアルタイムでデータが反映されるため、欠品を防げる

経験豊富なベテランがいないと、格納場所がわからなかったり入荷や出荷時の作業に時間がかかったりするということがなくなります。また、入力はバーコードの読み取りだけで完了するので、ミスが少なく時短に繋がります。読み取ったデータはすぐに反映され、リアルタイムの情報共有ができるのもメリットです。スマートフォンを使ったバーコードの読み取りや、ECサイトとの連携なども可能で、コストカットや売り上げアップにつながります。

「ロジクラ」導入による在庫管理の改善事例

株式会社ニタスはニュージーランドワインの通販専門店「ボクモワイン」を運営しています。在庫管理システム「ロジクラ」を導入前、Googleスプレッドシートにて在庫管理をしていました。200SKUの商品を管理するうえで、属人化と更新ミス、欠品の発生に頭を抱えていたそうです。 「ロジクラ」を使用するようになり、最長2時間かかっていた作業が5分に短縮したといいます。使い慣れたIPhoneを使用したバーコード読み取りで、在庫管理にかかる作業スピードがアップしたことが一番の要因です。ミスがないのでダブルチェックも不要になり、人件費50%も叶いました。

詳しくは「ロジクラ・Shopify連携で人件費50%減！スプレッドシート脱却で在庫管理業務90%減！」の記事もぜひ読んでみてください。

WMS「ロジクラ」の機能一覧はこちら

正確な在庫管理で生産性を向上しよう！

在庫管理とは企業の資産を適切に管理することです。「適切に」管理することは難しく、人為的ミスによる欠品で売り上げに影響したり、欠品を恐れるあまり過剰に入荷をしてしまい余計なコストがかかったりします。 また、ルールが曖昧なのでベテランスタッフがいないと在庫管理ができないなどの課題もあります。

これらの課題を一度に解決できるのがWMSと呼ばれる在庫管理システムの導入です。 バーコードを使うため入力ミスが少なく、ロケーションルールに基づいた入庫ができるので、社内のどこからでも誰でも、商品がどこにどれだけあるのか確認できます。導入コストはかかりますが、ミスが減り、人件費も下げることができ、ECサイトとの連携や需要予測による売り上げアップが可能になる在庫管理システムは、長期的に見て無駄なコストを削減することにつながります。 現在の在庫管理での課題を在庫管理システムの導入で解決しましょう。  

「現場が語る、在庫管理システム/ソフトの選び方とおすすめ」の記事も参考にどうぞ。  

アフターコロナを見据え、今やるべきEC・物流対策とは？

新型コロナウイルスの影響で、EC業界にはどんな影響があった？アフターコロナでの事業の変化に備えて、EC・物流担当者は今何をやるべき？

在庫リスク分散に備えた物流対策やOMO・オムニチャネル対応などご紹介いたします。
1. 新型コロナによる通販・EC市場への影響
2.市場の変化から生じるニーズの変化
3.対策①：OMO・オムニ進行　〜小売店舗・卸のEC化〜
4.対策②：在庫リスク分散トレンド　〜フルフィルメントの併用〜
5.対策③：在庫リスク分散トレンド　〜3PLの併用〜