バーコードを活用した在庫管理をエクセルで行うには?

小売業や製造業をしていると、自社商品の拡販により扱う商品数もどんどん増えていきます。

商品数が増えてくると、それに比例して在庫管理の業務量が増えてくるので、人の目視での管理では限界があり、管理ミスが多発することに頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか?

そういった現場で便利になってくるのが、バーコードを活用した在庫管理です。

普段エクセルを使用して、在庫管理を行なっている会社も多いと思いますが、今回はバーコード管理の意義やバーコードを活用した在庫管理の方法、また在庫管理をエクセルで行う方法やメリット・デメリットについて紹介していきたいと思います。

 

そもそもバーコード管理の意義とは?

そもそも、バーコード管理を導入することにはどんな意義があるのでしょうか?

 

リアルタイムでの在庫情報が分かる

商品の入出荷数や販売数などをバーコードを使って管理することでリアルタイムで

「今どこにいくつ在庫があるのか?」

を把握することができます。

バーコードがない状態での在庫管理は、入荷数・出荷数s・販売数など商品の動き一つ一つを担当者が手打ちで情報を打ち込まないとなりません。

そのため、全体の在庫情報をリアルタイムで把握することは困難で、更に打ち間違えなどの人的ミスが発生する原因にもなります。

 

在庫管理のスピードが上がる

入出荷時、販売時、棚卸し時、「バーコードを端末で読み取る」というシンプルな作業をするだけで、在庫管理表に自動で在庫数が反映されるので、大幅に在庫管理のスピードが上がります。

在庫管理表に直接手入力という工程がなくなるため、担当者の工数を減らすのみならず、入力ミスなども防ぐことができるのです。

 

バーコードを活用した在庫管理の方法

バーコードを活用した主な在庫管理の方法を紹介します。

 

アプリ連携で、スマートフォンを組み合わせて使う 

現在、バーコードをスマートフォンで読み取って在庫管理を行うことができる在庫管理アプリが増えています。

クラウド上で在庫管理を行うので、多数の拠点で作業をするにも便利。お手持ちのスマートフォンと社用パソコンで気軽に始められます。

新たにハンディターミナルの購入の必要がなく、在庫管理システムの導入費用よりも安価なことが多いので、社内での導入のハードルが低いのも嬉しいポイント。

無料のものと有料のものがあり、アプリによってできることも様々ですが、具体的には下記のようなことできるアプリが多いです。

 

・在庫データの登録、編集、確認、検索

・在庫の写真登録

・QRコード、バーコードとの在庫データの関連付け

・QRコード、バーコードの読取り&該当在庫データ検索

・データの同期機能

 

POSシステム(レジのシステム)やECサイトのカート管理をする「shopify」など、他のシステムと連携できるものもあるので、小売店やECサイトにも適したツールと言えます。

生産管理や販売管理、納品書の発行など、業務をスムーズに行う機能があるかどうか?

今社内で使っているシステムとの連携ができるのかどうか?

自社の在庫管理の現状の仕組みに合わせて、運用しやすいかどうか、よく検討してからの導入をおすすめします。

 

ハンディターミナルを使う 

運送会社のドライバーや倉庫などで在庫数確認や棚卸で見かけることが多い端末「ハンディターミナル」

レジやPCへ繋がずにバーコードを読み取れ、さらに、読み取ったコード内容をその場で確認したり、すぐにコードデータの処理を行うことができる在庫管理に特化した端末です。

片手で持って入出荷作業できるため、業務をスムーズに行うことができ、一度に大量の商品を処理しなければならない現場で効率よく作業できます。

在庫管理システムと連携して、バーコード管理を行うこともできるし、電子帳票・入力画面を使い慣れたエクセルだけで作成することができる種類もあります。

 

在庫管理システムと連携して使う

バーコードと共に在庫管理システムを導入すると、より管理が明確にスムーズに行えます。

エクセルなどを使用して自社でバーコード管理をすることは可能ですが、管理する内容が複雑になればなるほど、エクセルのスキルや知識が必要になります。

在庫管理システムは関数やコーディングの詳しい知識がなくても、直感的に操作できるようにあらかじめ作られている上に、在庫管理現場のあらゆる作業に合わせて開発され、改良されています。

ハンディターミナルと一緒に在庫管理システムがセットになっていることも多いため、一緒に導入するケースも多いです。

また、万が一データの入力や管理に不具合が発生した際に専門家からサポートが受けられるものも多いため、リスク管理の点でも安心感を持って使うことができます。

また、最近では在庫管理システムとアプリを連携して使うサービスも増えています。

 

バーコードを活用してエクセルで在庫管理を行う方法 

バーコードを活用した在庫管理の方法を紹介しましたが、アプリや在庫管理システムを導入するとなると、社内で導入の承認を通したりとなかなかハードルが高いという管理者の方も多いでしょう。

日々使い慣れたエクセルを使って、在庫管理表や在庫管理システムを自作する方法もあります。

関数、マクロ、ピボットテーブルなどを組み合わせれば、しっかりとした在庫管理システムを自作することができるでしょう。

今回は、エクセルで在庫管理システムを自作するメリット、また在庫管理やバーコード作成をエクセルで行う方法を紹介します。

 

エクセルで在庫管理を行うメリット

1.コスト0円

ほとんどのパソコンに、あらかじめ入っているソフトであるエクセル。

エクセルを使って在庫管理システムを作れば、コストがかからずに在庫管理を行えるのが最大の魅力です。

 

2.誰でも使えて操作しやすい

おそらく日本で一番普及しているのではないかと思われるソフトはエクセルです。

社会人になってパソコンで仕事を行う際に触ったことがないという人はいないのではないでしょうか?

誰でも使えるうえに手直しもしやすいので、運用がしやすいのも嬉しいポイントです。

 

3.ネット上に多数の情報が公開されているので、参考にできる。

エクセルで在庫管理を行う方法は、インターネット上で多くの情報が公開されているので、自作する上で多くの知識を参考にすることができます。

また、問題が起きた時に調べて解決していくことで、エクセルのスキルが身につきます。

 

エクセルで在庫管理表を作る

エクセルで在庫管理をする場合、まずは在庫管理表を作りましょう。

在庫管理表は、下記のような情報が分かるように作成します。

 

・現在の在庫数の把握

・発注が必要な商品の把握

・月ごとの在庫数の記録

 

実際にエクセルで在庫管理表を作ってみました。(アパレルECサイトを想定)

 

品番・商品名・棚番とその日の在庫量が分かるようなシンプルな表です。

在庫の部分は入庫量と出庫量を入れると自動計算されるように計算式を入れました。

在庫=前日の在庫(繰越)+入庫料ー出庫量

 

今回作った表は、あくまでその日の在庫数が分かるだけのシンプルな内容なので、業務内容によって、アレンジが必要です。

例えば、在庫数が一定量を下回ったら、アラートが出る機能を追加したり、

不良在庫も把握できるようにしたりと自分たちの使いやすいように作っていくことが大事です。

 

エクセルテンプレートを使って在庫管理表を作る 

在庫管理表をゼロから全部作るのは時間がかかるし、手間がかかります。

最初から全部やろうとせずとも、ネット上には在庫管理表のエクセルテンプレートが無料で公開されているので、可能であれば使用した方が効率よく作業を進めることができます。

しかし、使用者にエクセルの知識が全くない場合、テンプレートに使われている関数などを使いこなすことができず、何か問題が起きた時に対処ができません。

テンプレートをダウンロードする場合でも、最低限のエクセルの知識は身につけておきましょう。

また、テンプレートは必ずしも自社にあった内容であるとも限りません。

特殊な項目が多く、大量に修正が必要であれば、ゼロから作った方が楽な場合もあるので、内容をよく確認してからダウンロードするようにしてください。

在庫管理表のテンプレートを無料配布しているサイトをご紹介しますので、良ければご覧ください。

参考資料:在庫管理表テンプレート集|ビジネスで使う便利アプリのマーケット「集い」

 

関数を用いる 

自社の管理項目が特殊で、テンプレートの在庫管理表が使えない場合は、エクセル関数を駆使してゼロから在庫管理表を作成した方がいいでしょう。

実際に在庫管理表を作っていくと、入庫・出庫を別シートに分けた方が効率が良かったり、商品情報と在庫数は別シートで管理したりということがよく発生します。

他シートからデータを持ってくる場合などはエクセル関数を使用する方が簡単にできます。

中でも、基礎知識として覚えておきたいエクセル関数をいくつか紹介します。

 

SUMIF関数

SUMIF関数は、足し算の合計を求めるSUM関数に条件を付け加えることができます。

指定した条件に合う数値だけを足し算することができるという関数です。

SUMIF関数を用いれば、平日に出ていった在庫数だけを合計することができたり、

複数の拠点に同じ商品を保管していても、すぐに在庫数の合計を求めることが可能です。

参考資料:SUMIF関数で条件を指定して数値を合計する|できるネット

 

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、表を縦方向に検索していき、特定のデータに対応した値を取り出す関数です。

例えば、ある商品コードから商品名や棚番号を導いたりということがvlookup関数を使えばできるようになります。

在庫管理においては、入庫管理表と出庫管理表という別々のシートから数値データを在庫管理表に抽出し、在庫数を算出したりと何かと便利に使えるので、覚えておいて損はないでしょう。

参考資料:VLOOKUP関数の使い方|できるネット

 

IF関数 

IF関数は、エクセル関数の中では使い勝手がよく、有名な関数です。

設定した条件に対して「真」か「偽」かによって表示する値を変えることができます。

「もしAがBの値以下である場合、Cを表示する。そうでない場合は、何も表示しない。」

のように、条件が合えば、この通りに値を出して欲しいといった指示ができる関数なので、とても便利です。

在庫管理における具体例としては、在庫数が一定の数以下になったときに、自動で「要発注」とアラートが出るように表示させれば、欠品防止に役立ちます。

参考資料:ExcelIF関数の使い方!複雑な条件の指定方法をマスター|Udemyメディア

 

VBAを利用してマクロを組む 

エクセルマクロVBAとは、面倒なルーティン仕事を自動化して、作業をエクセルに代行させるツールです。

入出庫数の入力量が非常に多く、データの入力など、作業量が膨大な場合にマクロは効果的です。

 

例えば「出庫数が記録されたデータファイルを開く」 → 「データを読み取る」 → 「読み取ったデータを適切な形に並び替える」 → 「在庫管理表にデータを貼り付ける」 という一連の操作を、数回のクリックにまとめることができます。

また、在庫管理表で「要発注」とアラートが出た商品を適切な形に並び替え、発注書を印刷。といった作業も数回のクリックで自動化したりすることもできます。

 

マクロはVisual Basic for Applications (VBA) というコンピュータ言語で記述するプログラミングの一種なので、VBAについての知識がなければ、編集ができません。

問題が起きた時に対処できるよう、マクロの勉強をしながら、在庫管理システムを作っていくことが、自身のスキルアップにも効果的です。

参考資料:エクセルマクロを使った在庫管理表の作り方|テンプレートで簡単作成:パソコンスキルの教科書

 

エクセルでバーコードを作る

専用の機械がないと作成が難しいと思われがちなバーコードですが、在庫管理表だけでなく、バーコードの作成もエクセルで簡単に行うことができます。

Excel上部にあるタブの中から「開発」⇒「挿入」と進み、ActiveXコントロール群の中にある「コントロールの選択」の中の「Microsoft BarCode Control 〇〇」(〇〇はお使いのバージョンによって変わります)という機能を使えば、エクセルでバーコードを作成することができます。

尚、エクセルでと言いましたが、この「Microsoft BarCode Control」は本来、Accessの中に入っている機能で、エクセルからAccessの機能を呼び出して使用しているため、お使いのパソコンにAccessのソフトが入っていることをご確認ください。

(入っていないと、エクセルから「Microsoft BarCode Control」の項目が出てきません。)

エクセルでバーコードを作成する方法・また合わせて在庫管理システムをVBAで作る一例の詳細は以下の記事をご覧ください。

参考資料:エクセルでバーコード(JANコードやQRコード)を作成する|Excel(エクセル)の種

エクセルを使った簡単なバーコード式在庫管理システムを作る|れいんの技術録

 

また、「Microsoft BarCode Control」がなくてもバーコードを作成する方法もあります。

バーコードフォントを使うユニークな方法ですが、エクセルでバーコードを活用した在庫管理を進めるための具体的なイメージにつながるかと思うので、一度参考までに読んでみてください。

参考資料:Excelでバーコード(JANコード)を使うための基礎知識の総まとめ【勉強会資料】|わえなび ワード&エクセル問題集

 

まとめ

今回はバーコードを活用したエクセルでの在庫管理についてご紹介してきました。

エクセルは多数の機能を備えた万能なソフトなため、アイデアや工夫次第で自社の在庫管理を効率よく進めるシステムを作ることができます。

VBAを駆使すれば、自動でいくつもの作業をこなせるシステムを開発することもできるでしょう。

 

その反面、上手に運用していくにはエクセルの知識が不可欠で、便利にすればするほど、使用者にエクセルのスキルが必要となってきます。

実際に行うには容易ではないことも心に留めておいてください。

「エクセルに詳しい1人の人しか、自作の在庫管理システムを理解している人がいなくて、その人がいないと、何かあった時に対処ができない。」

お客様からこのようなご相談をよく受けることがあります。

在庫管理システムをエクセルで自作するには、部署全体で使い方の理解、オペレーションの徹底を行なっていかないとなりません。

 

また、データベースではなく、表計算ソフトであるエクセルはデータの数に限界があります。

事業の拡大にあたって、人数が増え、管理拠点も増えてくると、エクセルで自作したシステムでは管理が大変になってくるでしょう。

 

必要なデータが多くなり、データ取得のための現場の負担が大きくなった時には、在庫管理システム導入の検討をおすすめします。

膨大な費用がかかりそうなイメージがある在庫管理システムですが、今はアプリなどでクラウド管理ができて、新たに機材や端末を購入しなくても行えるようなものが増えています。

実際にエクセルから在庫管理システムに切り替えたことで、業務時間を3分の1に縮小出来たという事例もあります。

 

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