受注管理システムとは?基礎基本や導入のポイントを徹底解説!【保存版】

注文を受けてから出荷するまでの作業を少しでも楽にしたい、受注管理システムを導入して業務を効率化したいと考える方は多いでしょう。こちらでは、受注管理システムの特徴や機能を解説します。Excel管理との違いや、メリットについてもご紹介するので、導入の参考にしてください。

 

受注管理業務とは

「受注管理システム」とは、受注における一連の業務を管理するためのシステムです。受注管理業務の一連の流れを自動化することで、業務の効率化を目指すことができます。近年は、EC需要の高まりから導入する企業も増えています。

 

受注管理業務の概要

受注管理とは、本来、消費者からの注文を受けることを意味します。しかし、近年では商品を受注してから出荷までを一貫して管理することを受注管理と呼ぶようになりました。注文内容の確認・見積もりの作成・社内システムへの入力・注文書の作成・在庫の引当なども受注管理の中で取り扱う場合があります。

 

受注管理システムとは?導入検討のポイント

受注管理システムを導入していない企業では、電話・FAX・メールなどで送られてくる注文内容を伝票に起こし、Excelで管理するのが一般的です。しかし、アナログな受注管理は、注文の聞き間違い、記入・入力ミスなどが発生します。Excelでの管理と何が違うのか、受注管理システムを導入することによってどのようなメリットが得られるのかについてチェックしてみましょう。

 

受注管理のExcel管理ってどうなの?

Excelは、Officeライセンスの購入のみで利用できるので、コストが抑えられるというメリットがあります。受注管理表を作成できるテンプレートを使えば、特別な知識は必要ありません。システム構築に大掛かりな開発やコストが不要なため、導入しやすいというメリットがあります。

 

しかし、手入力で業務を行わなければならず、入力ミスなどが発生しやすい点が問題です。受注内容が自動で反映されるわけではないため、データが最新版かどうかを把握することも難しくなります。また、ファイルの共有設定をしなければ、複数人での同時編集はできません。

 

Excelのバージョンアップの際は、設定したマクロやVBAのプログラムが正常に動作しない場合もあり、更新作業や引継ぎに手間が掛かるというデメリットがあります。

 

いずれにせよ、Excelを用いた受注管理は可能ではあるものの、今後のビジネス拡大に伴い受注量増加に伴い、ヒューマンエラーを起こしやすくなり、結果としてミスの対応を考慮するとコストかかってしまうケースもよくあります。

 

在庫管理に関する詳細はこちらの記事をご覧ください。

 在庫管理表のテンプレート・作り方をご紹介。エクセル在庫管理のメリットとは?|在庫管理大学|在庫管理ソフト「ロジクラ」|無料(フリー)から使える

 

バーコードを活用した在庫管理をエクセルで行うには?

 

受注管理システム導入のメリット

受注管理システムを導入することによって得られる3つのメリットをご紹介します。

 

受注情報の一元管理が可能

受注管理システムを利用すると、複数モール・カートの受注情報を1つのシステム内で一元管理することが可能です。各モール・カートの管理画面を行き来する必要やそれぞれを確認する作業がなくなり、業務工数を大幅に削減することができます。受注業務の大幅な効率化とペーパーレス化によって、人件費や消耗品が削減できる点もメリットといえるでしょう。

 

業務効率化・自動化が可能

受注管理システムでは、受注・発注や在庫状況、顧客などに関する情報の自動管理、必要に応じた各種書類の発行が可能です。電話やFAXなどで受注管理を行うときは、各データを入力して反映させる必要があります。しかし、受注管理システムでは、

 

情報の管理はもちろんのこと、納品書や発注書の発行までをも自動化することが可能です。また、メール送信・注文確認などのルーティン業務は、自動化することもできます。作業工数を減らすことができるため、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。

 

ミス削減を通じた満足度向上と経営リスク低減が期待できる

電話・FAXなど、アナログな手法の場合は「注文内容が違う」「数が違う」「期日に間に合わない」など、人為的なミスで顧客とのトラブルが起こることがあります。ミスの多くは「聞き間違い」「確認ミス」「入力ミス」などが原因のヒューマンエラーによるものです。

 

受注管理システムを導入し、情報がデータ化されると、トラブルのリスクを減らせます。手作業に比べて業務が少なく、自動化されている作業も多いので、取引量や取引先が増えても心配ありません。発注から納品までの時間を大幅に短縮し、ミスなく顧客のもとへ納品できるようになるので、顧客満足度の向上や経営リスク低減にも繋がります。

 

受注管理システム導入のデメリット

当然ですが、受注管理システムを導入するにはコストが掛かります。

 

システム導入の際は、削減できるコストを把握し、費用対効果の高いシステムを選ぶことが大切です。また、今まで行っていた顧客とのやり取りがシステムで自動化されるので、電話やメールをする機会がなくなることから、コミュニケーション不足が懸念されます。それぞれの顧客に対して適切なコミュニケーションを取ることを忘れないなど、顧客との関係性が薄くならないような注意も必要です。

 

主要な受注管理システム機能とは?

受注管理システムの特徴やメリット・デメリットが分かったところで、受注管理システムを導入した場合にどのようなことができるようになるのかを解説します。

 

受注管理機能

受注管理機能とは、電話やFAXなどのさまざまなチャネルで発生した複数モール・カートの受注データをシステム上で一元管理する機能です。注文者からの注文内容を確認し、出荷のために必要な出荷予定データを作成します。発送メールや配送番号もまとめて管理することが可能です。

 

出荷管理機能

出荷管理機能は、納期に合わせて自動で出荷指示や出荷状況を管理する機能です。ハンディターミナルなどを用いて、商品の入荷からピッキング作業を一連して管理するので、倉庫の在庫数の管理はもちろんのこと、誤出荷や梱包ミスが無くなります。多くのシステムでは、取引先からも出荷状況をリアルタイムで確認できる便利な機能です。

 

在庫管理機能

在庫管理機能では、現在の在庫状況をリアルタイムで管理する機能です。商品が売れたら、各モール・カートに最新の在庫数のデータを反映します。手入力する必要がないので、繁忙期でも各モール・カートの在庫数がすぐに分かります。

 

受注管理システムを選ぶポイント

受注管理システムを導入するときは、自社に合ったものを選ぶ必要があります。まず大切にしたいのが、システムの使いやすさです。システムを導入しても、使いづらさを感じれば従業員は使いこなせないでしょう。使い方が分からないまま運用を始めると、ミスを誘発するので注意が必要です。システムのお試し期間などを活用し、まずは使いやすいかどうかを確認しましょう。

 

使いやすいシステムでも、使っているうちに分からないことが出てくるケースもあります。サポート窓口・体制が十分なシステムであれば、不明な点が出ても問題ありません。受注管理システム導入の際は、サポート窓口・体制が十分であるかのチェックも必要です。

 

また、将来的に他店舗展開をする場合は、出店予定となりそうなモールやカートに対応しているかどうかも確認しておく必要があります。連携機能が充実しているシステムなど、先々使うことまで考えて選びましょう。また、コスト面にも注意が必要です。料金制度は主に従量課金制と月額定額制があります。どちらの料金制度が相応しいかをよく検討し、費用対効果の高いシステムを選ぶことが大切です。

 

 

【EC事業者必見】厳選受注管理システムをご紹介!

受注管理システムを検討してみたいという方のために、おすすめの受注管理システムを4点ご紹介します。

 

ネクストエンジン

ネクストエンジンは、複数のネットショップの受注情報を一元化し、ECサイトに必要な業務や毎日のルーティン業務を自動化できるシステムです。ネクストエンジンの受注管理機能は、複数のネットショップの注文を1つの画面で一元管理できます。毎回各店舗の管理画面にログインする必要はありません。システムが自動で振り分けてくれるので、ログインするたびに情報を取り込むなどの操作は不要です。受注を受けてから出荷するまでのリードタイムが大幅に短縮でき、作業の大幅軽減が期待できます。

 

ネクストエンジン

 

クロスモール

クロスモールは、商品登録・在庫管理・受注管理・発注・仕入れといった、ネットショップを運営するのに必要な業務全てが一元管理されたASPソフトです。受注管理の機能では、各モールからの注文を、1つのインターフェースでまとめて処理するので、各モールの管理画面で処理する必要がなくなります。

 

クロスモール内で、複数サイトの各種メール(注文確認、入金確認、発送確認メールなど)を一括で送信したり、伝票を一括発行したりすることも可能です。

 

クロスモール

 

GoQSystem

GoQSystemは、ECサイト向けの一元管理システムです。ECサイト運営において欲しい機能を多数搭載しています。複数ECサイトを一元管理したり、メール返信・商品受注・決済方法の確認・配達希望日の確認などを自動化したりすることが可能です。最低利用期間は3ヶ月なので、短期間のみ利用してみたいという場合にも向いているでしょう。

 

GoQSystem

 

TEMPOSTAR

TEMPOSTARは、商品管理・在庫管理・受注管理といったネットショップ運営に必要な業務を、一つの画面で管理できる複数ネットショップ一元管理システムです。受注管理機能においては、複数ネットショップの受注情報と各種メール配信、帳簿出力等を一元化します。各社配送業者提供の送り状発行システムとのデータやり取りも可能なので、伝票番号の手入力も不要です。

 

TEMPOSTAR

 

まとめ

受注管理システムについて、特徴や主な機能を解説しました。受注管理システムを導入すれば、受注情報を一元管理できるので、業務効率化や自動化を目指せます。またヒューマンエラーによる、ミスも削減できるので、顧客満足度向上や経営リスクの軽減も期待できるでしょう。システム選びのポイントについてもご紹介したので、自社に合った受注管理システム選びをしてください。

 

その他、在庫管理について等、EC事業者様の物流業務に関する幅広い情報を発信していますので、

下記記事なども参考にしてみて下さい。

 

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在庫リスク分散に備えた物流対策やOMO・オムニチャネル対応などご紹介いたします。
1. 新型コロナによる通販・EC市場への影響
2.市場の変化から生じるニーズの変化
3.対策①:OMO・オムニ進行 〜小売店舗・卸のEC化〜
4.対策②:在庫リスク分散トレンド 〜フルフィルメントの併用〜
5.対策③:在庫リスク分散トレンド 〜3PLの併用〜