現場が語る、棚卸しをミスなく最短で終わらせる方法
こんにちは。ロジクラの塩月です。
製造業や小売業のような商品を扱う企業にとって、避けては通れないのが棚卸です。
棚卸しの頻度は多くありませんが、多くの企業がその日の業務を止めるか、終業後に行っていて、負担は小さくありません。
実地棚卸を行った結果、帳簿上の在庫数と、実際の在庫数に大きな差があった場合には、かなり限られた時間で原因究明を行う必要があります。
また、通販の場合は、倉庫作業と入出荷作業を行う人が同じ場合が多いため、棚卸が予定通りに終わらない場合は、出荷遅れやそれに伴う売上確定の遅れが発生してしまい、大きな問題となります。
今回はそんな棚卸を「ミスなく」「最短で」終わらせる方法を解説したいと思います。
棚卸の目的とは？
棚卸しの目的は、大きく3つあります。
- 棚卸資産である在庫を確定することで、原価、利益を確定すること
- 帳簿上の在庫数と、実際の在庫数の差異を確認、修正すること
- 商品の数量、評価（賞味期限や消費期限、品質など）を確認すること
「実地棚卸」と「帳簿棚卸」
棚卸は、「実地棚卸」と「帳簿棚卸」の2種類あります。
「実地棚卸」とは、店舗や倉庫にある在庫を実際にカウントし、商品状態のチェックも行う作業のことを言います。タイミングとしては、年に1回、四半期毎、半期毎など会社によって実施されています。
実地棚卸の作業の進め方には、一斉棚卸、循環棚卸があります。
- 一斉棚卸：作業を止めて、一斉に商品の棚卸を行う方法です。複数の作業員で、同時に棚卸を進めるので、分担箇所など情報共有を行って進めていくことが重要です。
- 循環棚卸：作業は止めずに、順番に棚ごとの棚卸を進める方法です。棚卸の作業が中断されるため、都度棚卸データを登録、更新していくことが重要です。
どちらの方法でも、「棚卸表」に実地棚卸の結果を記載、管理していきます。商品数や倉庫・保管場所の規模にも依りますが、実地棚卸は複数人で進めることが多い業務です。実地棚卸は計画的に、コミュニケーションを取りながら進めることがポイントになります。
実地棚卸を実施するに当たり、もう一つの棚卸である「帳簿棚卸」ができているかが非常に重要になります。「帳簿棚卸」を行わず、いきなり実地棚卸を行うと、異常なまでに時間がかかってしまい、現場が大混乱することになるかと思います。
それでは、「帳簿棚卸」について確認しましょう。
「帳簿棚卸」とは、帳簿を使ったり、専用のソフトウェアを利用したりして、正確な在庫数を日々カウントしていく作業のことを言います。最終的には実地棚卸を行う必要がありますが、帳簿棚卸が行えることで、あらかじめどの商品が何個あるのかを把握することができ、実地棚卸の作業負荷を軽減することができます。
実地棚卸をミスなく、短時間で行うためには、在庫管理システム/在庫管理ソフトを活用し、帳簿棚卸が行えるようにすることを強くおすすめします。
棚卸に時間がかかる原因
一般的な実地棚卸の手順は以下のようになります。
- 準備：棚卸日を決定、関係部署に共有、人員確保・棚卸箇所の分担、棚卸表の準備
- 実施：各作業員が棚卸表に従って在庫の数量、評価を棚卸表に記載
- 集計：棚卸表の回収、集計
こうしてみてみると、一見問題なさそうに見えます。ですが、多くの会社で棚卸に時間がかかる原因は、どの商品がどこに保管されているのかが明確でなく商品を探すのに時間がかかるためです。
棚卸を最短で終わらせる方法
棚卸を最短で終わらせるためには、帳簿上でどの商品がどこに保管されているのかを管理（＝ロケーション管理）しておくことに尽きます。
ロケーション管理を行っていれば、各ロケーションごとに棚卸用の帳簿を分けて作業分担することも可能です。こうすることで、作業員の分担を商品毎ではなく、ロケーション毎（棚やエリア毎）に分担できるようになります。ロケーションで棚卸の分担を行うと、倉庫内で移動する距離が短くなるため、作業効率を何倍にも上げることが可能です。
ロケーション管理には在庫管理システムが必須
倉庫・保管場所や商品の形状、出荷数など様々な要素で、最適なロケーション管理は変わります。
ロケーション管理を行うためには、在庫管理システム・在庫管理ソフトを導入することが望ましいでしょう。在庫管理システム・在庫管理ソフトでは、固定ロケーションやフリーロケーションのように、多様なロケーション管理や設定が可能です。商品や運用に合ったロケーション管理が可能です。
もちろん「ロジクラ」も、ロケーション管理の機能をもっています。他にロジクラで棚卸を行うメリットとしては、以下のような点が挙げられます。
- iOSアプリを使って棚卸を実施できること。紙の棚卸表を印刷すること、店舗や倉庫に特殊な端末を導入することは必要ありません！
- iOSアプリで、バーコード読み取りによる棚卸ができるため、商品を探すこと、間違えることがありません。アルバイトスタッフなど、商品知識が少なくても実地棚卸を確実に行なえます！
- Webブラウザの管理画面から棚卸の進捗を随時確認できること。棚卸を行う作業員とのコミュニケーション、管理の工数が下がります！
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#参考
https://www.seicho-inc.jp/logistock/post-628
https://keiritsushin.jp/keiri-info/qa/inventory/
http://setsuzeinoki.com/inventories-1275
https://info.isi-grp.co.jp/blog/grandit/-five-ways-of-inventory