発送代行を利用するメリットとデメリット｜業者選びのポイントを紹介
発送代行とは
発送代行とは、通信販売で商品を販売する際の物流業務を外部に依頼することです。具体的なサービス内容と、発送代行が利用されている理由を紹介します。
サービス内容
発送代行業者が行うサービス内容には、以下のようなものがあります。
- 発送
- 梱包
- 伝票の作成
- 在庫保管
- ピッキング
発送代行という名前なので発送業務のみを代行できると考えがちですが、在庫管理など発送に関わる多くの業務を代行しています。業者によってはラッピングなどの細かい対応も可能です。
なぜ発送代行は利用されるのか
発送代行が利用される理由は、売れれば売れるほど発送に関わる業務の量が増えてしまうためです。発送に関わる業務は工程数が多く手間がかかるため、人手不足に直結します。
商品が売れ始め事業を拡大したいと考えているときに発送業務に追われてしまうと、販売のチャンスを逃すことになるため、発送代行が利用されています。
発送代行のメリット
発送代行にはいくつかのメリットがありますが、影響が大きいものを4つ紹介します。
商品開発や販促企画など基幹業務に注力できる
発送代行を利用することによって、発送業務にかかる時間と労力が他の業務に使えるようになるのがメリットです。前述した通り、発送業務は工程数が多く手間がかかります。発送数が増えれば増えるほど負担が重くなり、他の業務を行う時間がなくなるのです。
発送代行に外注することで、発送数が増えても気にすることなく商品開発や販促企画に注力できます。
発送にかかるコスト・リソースを削減
発送業務には以下のようなコストがかかります。
- 運送費
- 梱包資材などの費用
- 商品を保管しておくための倉庫代
- 商品管理と発送業務を行う人件費
もし、発送業務のために人を雇っているのなら、発送代行業者に任せた方がコスト削減できる可能性があります。
場合によっては忙しい時期には人不足のため他部署から応援を呼んで対応することもあるでしょう。ですが、スポットでの人材起用の場合、慣れない仕事の為そ本来の力を発揮できなくなるデメリットも考えられます。
また、いきなり注文が大量に入った際に、即座に人員強化が出来ない可能性が高く、発送遅れ・誤出荷が起きてリスクも存在します。
発送代行に外注することで、コストとリソースの削減が可能になるのです。
発送ミスが減る
発送ミスはECサイトやネットショップの運営に大きな影響を与えます。在庫数の相違や返送代金など1つ1つは小さなことですが、積み重なることで業務を圧迫するのです。
発送を専門業者に外注するとプロが今までに培ってきたノウハウがあり、ミスが減ります。ミスが減ることで顧客からの信頼を得られるのもメリットです。
現場スタッフの教育コストがかからない
発送業務は工程数が多く、細かい作業も多いため、スタッフの教育に時間もコストもかかります。企業によっては専任のベテランスタッフが全てを把握していて、その人がいないと発送業務ができないというところもあるほど大変な業務です。
新たに現場のスタッフを教育するコストを考えると、発送代行に外注した方がコストがかかりません。慣れていないスタッフが引き起こすトラブルも減らせます。
発送代行のデメリット
発送代行にはデメリットもあります。理解した上で導入を検討してください。
個人情報漏洩リスクが上がる
発送業務は顧客の個人情報を取り扱います。自社で発送している場合は、顧客の個人情報は社外秘です。しかし、発送代行業者に外注すると個人情報を渡すことになるので漏洩の機会が増えてしまうのも事実です。
基本的には、多くのサービスが情報漏洩には十分な対策を行っている事は間違いないですが、リスクとしては認識しておく必要があります。そのため、発送代行はセキュリティ観点の面でも信頼性のある業者に頼むことが重要です。
発送に関するノウハウが蓄積されなくなる
発送業務では商品ごとに取り扱いや最適な梱包方法は違います。これらを考慮しながら、いかに早く正確に発送できるかがECサイトでは重要です。しかし、発送代行を利用すると、発送に関するノウハウの蓄積は難しくなるため、新たな人を教育する機会は自社発送よりも必然的に少なくなってしまいます。
一度外注すると自社発送に戻すのは難しい
「しばらく発送代行を利用してみて、良くなければ従来通り自社での発送に戻そう」と考えているかもしれませんが、一度外注をすると自社発送に戻すのは難しい場合もあります。
通常業務と並行して、発送業務が始められるように準備することも大変ですが、発送代行に外注していた間に取り扱いを始めた商品の発送ノウハウがないことも大きく関係します。
発送代行を利用する前にメリットやコストなどをよく確認し、費用対効果が適切か検討してから導入してください。
商品管理が良くも悪くも代行企業の品質に依存する
発送代行を利用するということは一度商品を代行企業に委ねるということです。例えば、代行企業の商品管理が悪く、顧客の元に悪い状態の商品が届いてしまった場合を考えてみましょう。顧客はあなたたち販売業者の商品管理が悪かったと判断します。発送代行を利用したために販売機会を逃してしまっているのです。
発送代行を依頼する際は倉庫の状態を直接確認するなどして、商品管理の品質が安定している発送代行を見つけてください。
こんな方には発送代行がおすすめ
発送代行を利用するか迷っている人は、こちらをチェックしてみてください。
予期できない注文急増が多くある
季節で注文が増減するなど発送数の増減が予測できる場合は、その時期だけアルバイトを雇うなどの対応ができます。しかし、予測できない急増が多い場合は社内の人員だけで対応することになり、発送以外の業務が滞ってしまったり、発注ミスの原因となってしまいます。
外注した方が社内の業務がスムーズに進むので、発送代行がおすすめです。
発送業務でコスト・工数がかかっている
同業の他社などと比較して発送業務のコストや工数がかかっている場合、競争力を保つために発送代行に外注してコスト削減などをした方がよいでしょう。
工数が多くなる原因として考えられるのがダブルチェックです。ミスを減らすために行いますが、コストも工数も増えてしまいます。
対策をしても発送ミスが多発している方
発送ミスの対策をしても解決しない場合次のような理由が考えられます。
- 発送ミスの原因が複数ある
- 対策が正しくない
対策を増やせば工数が増えてしまいますし、対策方法が正しくなければ、今後も改善は見込めません。専門業者に任せることがミスを減らす近道です。
発送ミスを減らすためには、発送代行だけではなく、在庫管理システムを使うことも一手です。ロジクラの在庫管理システムでは、誤出荷を防ぐことが出来ます。詳しくは下記のページをご覧ください。
発送代行業者を選ぶポイント
発送代行業者を選ぶ際は、複数の視点から検討することが大切です。
コスト
現在、発送業務にいくらかかっているのかを知り、発送代行を利用した際のコストと比較します。
発送代行では、固定費と変動費があります。
- 固定費……基本料、倉庫利用料など
- 変動費……発送費用、商品の保管料など
変動費は取り扱う商品数に応じて変動します。
発送までの日数
発送までの日数は早い方が良いです。しかし、大きなトラブルがないのに注文のタイミングによって発送までの日数が大きく変動する業者を利用していると、顧客から信頼されなくなる可能性があります。
安定して運用できている発送代行業者を選ぶのが重要です。
対応できる商品内容
商品には形状や保管状況などさまざまなタイプがあります。
- 大きさ
- 形状
- 保管時の温度
- 保管時の湿度
特大サイズや壊れやすいものは取り扱いが難しいです。また、食品や紙類など温度や湿度の管理が必要な場合もあります。
発送代行業者によって分野の得意・不得意があるので、取り扱い商品に合った対応ができる発送代行業者を探してください。
ラッピングなど
ラッピングやパンフレットの同封など個別対応ができるかどうかも発送代行業者選びのポイントになります。
ギフトになる商品を扱う場合、ラッピング対応は売上に大きく関わるので重視する必要があります。
自社との連携のしやすさ
自社との連携のしやすさは次のようなポイントでチェックします。
- 自社と倉庫との距離
- 連絡の取りやすさ
- 自社のシステムとの相性
- 対応の柔軟性
物理的な距離が近い方が有事の際には連携が取りやすいです。また、自社と休業日が違うと連絡を取り合うのが難しくなります。
対応の柔軟性の例としては、顧客の望む梱包方法への変更などが挙げられます。自社で今まで対応できていたことは、可能な限り対応を続けていけるようにしたいところです。
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