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社内中間プロセス50%減!発送遅れがなくなり、帳簿棚卸し対応もスムーズに!

業種

サンドビック株式会社

切削工具など各種産業向けのエンジニアリングツールを製造・販売。世界150か国以上で事業を展開するグローバル企業。

切削工具メーカー製品カタログの在庫管理、出荷の課題とは…?

本日はお忙しいところありがとうございます!早速ですが御社の事業について教えてください。

弊社は、切削工具など各種産業向けのエンジニアリングツールを製造・販売しています。 私たちが所属しているのは営業部門です。製品を販売するに当たり、各種媒体で紹介しているのですが、その中のひとつが製品カタログです。

 

現在、製品カタログをロジクラで在庫管理、入出荷しています。
担当者がお客様に製品カタログをお見せしながらご説明、発注を頂くような流れです。 担当者がお客様とのお打合せで、製品カタログが必要になると、カタログ発送業者(以下、発送業者)にその都度依頼をしています。
ロジクラ導入前は、担当者が製品カタログの発送数を内勤担当者に伝え、内勤担当者は倉庫担当者に連携、倉庫担当者が発送業者に出荷指示するという流れでした。
70名ほどいる担当者が製品カタログの発送依頼をするので、平均4、5件/日の依頼があります。 1ヶ月にすると、100件くらいですね。新製品発売時や、イベント時は製品カタログの発送依頼数も多くなります。

70名の担当者からの発注、出荷業務の遅れで販売機会ロスが生じていた

製品カタログの発注でどのような課題があったのでしょうか?

受注業務を行っている内勤担当者にとって、製品カタログの発送業務は後回しになりがちでした。 製品カタログ発送までのプロセスが長く、関係者も増えるため、発送が遅れてしまうことも少なくありませんでした。
さらに、紙の出荷指示書を使用していたので、途中で失くしてしまった…なんてことも。 担当から「依頼した製品カタログはいつ出荷ですか?1週間前にお願いしたのですが…」といった問合せを週1, 2回は受けるような状況でした。
製品カタログの発送が遅れることで、お客様との打合せができなくなる、お打合せがなくなり販売機会を失うことに繋がります。 販売機会ロスが生じている状況を改善したいと考えていました。

担当者が直接発注するコミュニケーションツールとしてロジクラを導入!

製品カタログの発注、出荷をスムーズに行えることが重要とよく分かりました。ロジクラを導入頂いた理由はいかがですか?

ロジクラを導入した理由としては、中間プロセスを省略化して製品カタログ発注から出荷のリードタイムを短縮することです。 中間プロセスに当たる、内勤担当者、倉庫担当者の業務を取っ払いました。 現在、70名ほどいる担当者が直接ロジクラで製品カタログの出荷予定登録を行い、発送業者がロジクラの出荷予定から出荷作業するように変更しました。

担当者の方がロジクラを使うということで、利用人数が多いのですが、導入は大変ではなかったですか…?

導入時に、出荷予定登録の方法をマニュアル化して、担当者向けの説明会を1回実施しました。1回の説明でほぼ全員に理解してもらえました。 ロジクラは、シンプルで使いやすいと感じました。優れているシステムほどインタフェースが簡単、ユーザーフレンドリーだなと思いました。 自信を持ってもらってよい部分ですよ。(笑)
ロジクラ導入して3ヶ月、担当者含め、今はすっかりロジクラに慣れています。 私にロジクラの使い方について質問はほとんどこないですね。

中間プロセス50%減!担当者から直接発注で、発注・出荷リードタイム短縮!

ロジクラを導入して、目的に対する効果は感じて頂けていますか?

まず、ロジクラを導入したことで、製品カタログの発送が遅れることがなくなりました!
製品カタログの発注、出荷をスムーズに行えるようになり、担当者から製品カタログ発送に関する問合せもほとんどなくなりましたね。 それから、中間プロセスを省いたことで、内勤担当者の業務時間を15〜20分/日ほど削減できています。1ヶ月にすると、400分の削減ですね。 これから、ロジクラで管理する製品カタログの種類が増えたり、ロジクラを利用する担当者の人数が増えたり、規模が大きくなれば、内勤担当者の業務時間をより削減する効果があるだろうなと思っています。 管理者の視点でよかったことは、2点です。

 

1点目が、棚卸しです。ちょうど昨日、経理担当から帳簿棚卸しの要望がありました。 ロジクラで棚卸し機能を使ったら、とても簡単に提出書類を出力できました。 ロジクラ導入前は、入出荷実績から集計、発送業者へ数量確認していました。 在庫数が合っていないことが多く、確認に時間がかかっていました。 現在はロジクラの入出荷履歴で日次の記録も簡単に確認できますし、会計目的の棚卸しに十分対応できます。

 

2点目が、ロジクラの在庫表で製品カタログの在庫数を弊社、発送業者双方で確認できるようになったことです。 おかげで、発送業者から「この製品カタログ、在庫数が少なくなってきたので増刷しましょうか?」なんてお声も頂けるようになりました。 コミュニケーションが円滑になりました。

せっかくの機会なので、ロジクラに改善してほしい要望もお聞かせ頂けますか?

在庫数を出荷予定登録の画面で確認できるようになると、担当者はより使いやすくなりそうです。 在庫表で確認できるのですが、担当者は出先でロジクラを操作することが多いので、できたら一画面で見られたら嬉しいですね。 また、出荷予定登録した担当者の名前をロジクラで確認できるようになると嬉しいですね。 出荷予定について確認事項があったとき、誰が出荷予定登録したのか分からなくて確認することがありました。

詳細項目や購入先の項目で登録頂けるかと思うので、のちほどご説明させてください!

ありがとうございます。そういう提案をすぐいただけるところも頼りにしています。 ロジクラ導入サポートも、担当の佐々木さんがプロフェッショナルな対応をしてくれてよかったです。 その時、リクエストした要望の改善スピードが早くて驚きましたね!すぐ社内で共有、対応してくれたのだなと感じられました。 ロジクラのスピード感にはとても驚きました。

ロジクラというプラットフォームがあるから次の活用を考えられる!

今後の展開についてお聞かせ頂けますか?

今後は、製品カタログ以外のノベルティについても、ロジクラで在庫管理してみようかと考えています。 これまで在庫管理が難しかったノベルティの在庫管理ができると便利だろうなと。 ロジクラというプラットフォームがあるので、次の展開を考えられるようになりました。 弊社には基幹システムがあるのですが、基幹システムでは管理できない、別で管理が必要な物品もあります。 基幹システムで管理できない=部署や社員で管理しているので棚卸しが大変という話を聞いたことがあります。 そういうときに、アイディア次第で色々活用できるロジクラがあると便利だと感じています。

ありがとうございます!ロジクラのプロダクト、そして私の対応についてのお褒めのお言葉、非常に嬉しく思います。 引き続きご活用の幅を広げていただける様、スピード感を持ってお客様のお声を反映していける様努めてまいります。

この記事は2021年4月のインタビューの内容を元に原稿にしたものです。

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